Politique de traitement des données à caractère personnel

La présente Politique est établie par :

Nom : Vandekerkove Séverine, Avocate

Adresse : Avenue Louise, 523 2è étage Silversquare.

BCE n° : BE 0740.683.684

Ci-après, « le cabinet » ou « nous », « nos ».

Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel et au respect de la vie privée de toute personne amenée à entrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « R.G.P.D. »).

Le présent document d’information relatif à la protection des données à caractère personnel décrit la manière dont nous traitons vos données ainsi que les droits que vous pouvez exercer sur les données qui vous concernent en qualité de personne concernée.

Il peut être modifié à tout moment, afin notamment de nous conformer à toute évolution réglementaire, jurisprudentielle ou technologique. Nous vous invitons à le consulter régulièrement.

Vous pouvez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après en nous contactant.

POURQUOI LE CABINET TRAITE-T-IL LES DONNÉES PERSONNELLES ET QUEL EST LE FONDEMENT JURIDIQUE DE NOS TRAITEMENTS ?

Selon les données collectées et traitées ainsi que les catégories de personnes concernées, les finalités et les fondements juridiques de nos traitements diffèrent.

Le cabinet traite vos données :

Gestion de la défense des intérêts de nos clients et de leurs demandes

Nous traitons les données dans le cadre des demandes (audits, notes de consultation, avis) et de la défense des intérêts de nos clients, personnes morales ou physiques.

Ce traitement est nécessaire :

à la réalisation de nos obligations légales conformément au Code judiciaire, et notamment, pour les actes de procédure (article 6.1.c. du R.G.P.D.).
à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Nous pouvons également traiter des données sensibles (catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D.

Gestion administrative des dossiers de nos clients

Nous traitons les données personnelles dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles du cabinet à l’égard de nos clients, personnes morales ou physiques.

Ce traitement est nécessaire :

à la réalisation de nos obligations légales visées notamment par la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et par le Code de déontologie de l’avocat, notamment en matière de lutte contre le blanchiment et le terrorisme (article 6.1.c. du R.G.P.D.)
à l’exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Gestion des mandats de justice

Nous traitons les données dans le cadre du jugement nous désignant en qualité de mandataire et des obligations légales qui en découlent.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales.

Gestion pour compte d’une association de copropriétaires (A.C.P.) dans le cadre d’un mandat de syndic d’immeuble

Nous traitons les données personnelles pour assurer la gestion des contacts dans le cadre de la mission de syndic en tant que sous-traitant des A.C.P., soit sur pied de la convention qui nous lie à celle-ci, soit sur pied du Code civil en ses articles 3.83 et suivants (anciennement 577-2 et suivants).

Ce traitement est nécessaire :

à la réalisation de nos obligations légales visées notamment aux articles 3.83 et suivants du Code civil
à l’exécution du contrat qui nous lie à notre client (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Gestion des médiations

Nous traitons les données personnelles pour assurer dans les meilleures conditions le processus de médiation, notamment par la prise de notes, la réalisation de rapport et la communication avec les parties.

Ce traitement est nécessaire :

à la réalisation de nos obligations légales.
à l’exécution du contrat qui nous lie aux parties (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Nous pouvons également être amenés à traiter des données sensibles (Catégories particulières de données à caractère personnel) chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D.

Gestion de la comptabilité

Nous traitons les données personnelles pour établir notre facturation.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales définies par le Code de droit économique et le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du RGPD).

Gestion des relations précontractuelles

Nous traitons les données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que les clients nous adressent (notamment via le formulaire de contact sur notre site), ou les offres de services et les C.V.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures précontractuelles (article 6.1.b. du R.G.P.D.) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future.

Gestion de nos fournisseurs

Nous traitons les données personnelles dans le cadre de nos obligations contractuelles à l’égard du client.

Ce traitement est nécessaire :

à la réalisation de nos obligations légales visées par le Code de droit économique en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du R.G.P.D.).
à l’exécution du contrat qui nous lie à notre client (article 6.1.b. du R.G.P.D.)

Gestion de la communication et de notre newsletter

Nous traitons les données afin de communiquer les informations relatives à notre activité.

Notre intérêt légitime est d’offrir et de promouvoir nos services et/ou de partager avec nos clients des messages d’information qui correspondent à ce qu’ils peuvent raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou future.

Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.).

Les clients peuvent à tout moment s’opposer à ce traitement en nous contactant.

Gestion de notre contentieux éventuel

Nous pouvons être amenés à utiliser des données personnelles pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d’un éventuel contentieux.

Nous pourrions également être amenés à traiter des données sensibles (Catégories particulières de données à caractère personnel), chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits en justice conformément aux dispositions de l’article 9 §2, f. du R.G.P.D.

QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUI SONT TRAITÉES PAR LE CABINET ET D’OÙ PROVIENNENT-ELLES ?

Nous collectons uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.

Nous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur nos clients, la raison de leur collecte, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.

Gestion de la défense des intérêts et des demandes des clients

Les données collectées et traitées :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), etc.)
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.

Modalités de la collecte :

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
- Bureau d’aide juridique
- Compagnie d’assurance
- Partie adverse
- Conseil technique
- Autorité judiciaire ou administrative
- Autorité publique (police, etc.)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles

Gestion administrative des dossiers des clients

Les données collectées et traitées :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, carte d’identité)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Photographie (carte d’identité)

Modalités de la collecte

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
Bureau d’aide juridique
Compagnie d’assurance
Partie adverse
Conseil technique
Autorité judiciaire ou administrative
Autorité publique (police, etc)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Gestion des mandats de justice :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s), etc.)
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.

Modalités de la collecte :

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
- Autorité judiciaire ou administrative compétente
- Autorité publique (police, etc)
- Conseil technique
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles

Gestion pour compte des A.C.P. dans le cadre d’un mandat de syndic d’immeuble :

Les données collectées et traitées :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone)
Données d’identification électronique (adresse mail, mot de passe crypté, identifiant)
Données financières (n° de compte, créances ouvertes)

Modalités de la collecte :

Soit directement auprès du client
Soit auprès d’un tiers tel que l’ A.C.P.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles

Gestion de la mission de médiation

Les données collectées et traitées:

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données familiales, (noms et prénoms des enfants, filiation, état civil, etc.)
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, nationalité, pays d’origine, langue maternelle, langue(s) parlée(s))
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients.

Modalités de la collecte

Soit directement auprès du client.
Soit auprès d’un tiers tel que :
- Bureau d’aide juridique
- Compagnie d’assurance
- Partie adverse
- Conseil technique
- Autorité judiciaire ou administrative
- Autorité publique (police, etc)
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Gestion de la comptabilité :

Les données collectées et traitées :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données financières (n° de compte)

Modalités de la collecte

Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

Gestion des relations précontractuelles

Les données collectées et traitées :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Données communiquées par le client afin d’évaluer si nous pouvons traiter son dossier ou sa demande.
En outre, en cas de recrutement :
Données familiales, (noms et prénoms des enfants, état civil)
Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, langue maternelle)
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)

Modalités de la collecte :

Directement auprès du client.

Gestion de nos fournisseurs :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise, numéro de commande)
Données financières (n° de compte)

Modalités de la collecte

Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles (Banque Carrefour des entreprises)

Gestion de la communication et de notre newsletter

Les données collectées et traitées

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone)
Données d’identification électronique (adresse mail)

Modalités de la collecte

Soit directement auprès du client.
Soit parce que le client les a rendues publiquement accessibles

Gestion du contentieux

Les données collectées et traitées :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise)
Données d’identification électronique (adresse mail)
Caractéristiques professionnelles (profession, diplôme, carrière, etc.)
Données financières (n° de compte, l’avertissement extrait de rôle et la composition de ménage ou tous documents attestant de la situation financière)
Données de catégories particulières telles que les données concernant la santé, les condamnations pénales ou les infractions, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses, l’appartenance à un syndicat ou les orientations sexuelles. De manière générale toutes les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense des intérêts en justice de nos clients
Photographies ou images.

Modalités de la collecte :

Soit directement auprès du client.
Soit obtenues auprès de la compagnie d’assurance
Soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

AVEC QUI LE CABINET PARTAGE-T-IL LES DONNEES PERSONNELLES ?

Tout partage de données s’effectue dans le respect du secret professionnel, des règles déontologiques et du présent document.

Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de l’équipe du cabinet ou tout confrère, intervenant comme collaborateur ou avocat spécialisé, ou tout conseil technique dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des obligations du cabinet.

Dans le cadre de la défense de ses intérêts, du mandat donné par le client et dans la mesure nécessaire, le cabinet communique les données personnelles du client aux autorités judiciaires ou administratives ou auxiliaires de justice compétents.

Le cabinet est susceptible de transmettre ces données personnelles aux parties adverses dans le cadre de la défense des intérêts du client et dans la mesure nécessaire.

Le cabinet est susceptible de transmettre, le cas échéant, les données du client à des organismes bancaires ou d’assurances dans le cadre de la défense des intérêts du client, dans le respect du secret professionnel et dans la mesure nécessaire.

Le cabinet peut être amené à devoir transmettre les données personnelles à des tiers en vertu de la loi, de décrets ou d’autres dispositions réglementaires auxquelles il ne peut se soustraire.

A titre d’exemple, nous pouvons être amenés à partager les données du client avec le bureau d’aide juridique s’il bénéficie de son intervention.

Le cabinet peut également partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens du R.G.P.D., dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d’applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le cabinet a souscrit.

En toutes circonstances, nous assurons la protection des données des clients par des conventions assurant la confidentialité.

Les prestataires de services avec qui nous sommes amenés à partager les données des clients sont les suivants :

Type de prestataire de service

Prestataires de solutions d’envoi d’e-mails
Prestataires de solutions d’envoi postal
Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes Prestataires de service d’hébergement / Cloud
Comptables et prestataires de services financiers Banques / Assurances Assureur tiers-payeur
Bureau d’aide juridique (Barreaux)
Avocats – collaborateurs – avocats-stagiaires
L’Ordre des barreaux francophones et germanophone (Avocats.be)
Prestataire de service de copies
Réseaux sociaux

Pour des raisons de sécurité, la liste des sous-traitants, leur domaine d’activités, la finalité poursuivie et le cas échéant le pays dans lequel les données sont traitées et hébergées ne sont pas disponibles sur notre site mais à la première demande des personnes concernées.

COMBIEN DE TEMPS LE CABINET GARDE-T-IL LES DONNÉES PERSONNELLES ?

La durée de conservation des données personnelles varie selon les finalités des traitements de ses données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que la loi nous impose.

Gestion de la défense des intérêts et des demandes des clients : La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec le cabinet.

Gestion administrative des dossiers de nos clients : La durée de conservation est de 10 ans à compter de la clôture du dossier.

Gestion des mandats de justice : La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec le cabinet.

Gestion pour compte des A.C.P. dans le cadre d’un mandat de syndic d’immeuble : La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec le cabinet.

Gestion de la mission de médiation : La durée de conservation est de 5 ans à compter de la fin de la relation avec le cabinet.

Gestion de la comptabilité : La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement.

Gestion des relations précontractuelles : Les données sont immédiatement supprimées, à l’exception des C.V., que nous pouvons conserver pendant une année dans notre réserve de recrutement.

Gestion de nos fournisseurs : La durée de conservation est de 7 ans à compter de l’année durant laquelle le client a été encodé comptablement.

Gestion de la communication et de notre newsletter : La durée de conservation est de 2 ans à partir de notre dernier contact.

Gestion du contentieux du cabinet : Les données sont supprimées après l’exécution du jugement ou la clôture définitive du litige.

LE CABINET TRANSFERE-T-IL LES DONNEES PERSONNELLES EN DEHORS DE L’UNION EUROPEENNE ?

Les transferts des données vers un pays hors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ne seront autorisés, que si et seulement si :

➢ La Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c’est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne. Les données personnelles seront transférées sur ce fondement.

➢ Le transfert est couvert par une garantie appropriée accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les clauses contractuelles types de la Commission, un Code de conduite, une certification, des règles d’entreprise contraignantes, le consentement.

En l’absence de décision d’adéquation ou des garanties appropriées, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers reste possible si ce transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

COMMENT PROTEGEONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS ?

En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle des données personnelles des clients, en vue de les prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si le client a connaissance de l’existence d’une fuite de données ou s’il en suspecte une, nous lui demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.

QUELS SONT LES DROITS DES CLIENTS ET COMMENT NOUS CONTACTER ?

Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le R.G.P.D., ou si le secret professionnel s’y oppose, les clients ont les droits suivants :

➢ Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir que le cabinet traite leurs données personnelles ;

➢ Le droit de recevoir une copie des données traitées ;

➢ Le droit de rectification des données traitées ;

➢ Le droit de retrait du consentement ;

➢ Le droit de s’opposer au traitement de leurs données personnelles notamment si leurs données personnelles sont traitées sur la base de notre intérêt légitime ;

➢ Le droit de limiter le traitement des données traitées ;

Si le client conteste l’exactitude de ces données. Dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présences avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines données personnelles.

Si le traitement de ses données personnelles est illégitime, mais que le client ne souhaite néanmoins pas exercer son droit à l’effacement des données.

Si nous n’avons plus besoin des données personnelles du client, mais qu’il en a besoin dans le cadre d’une action en justice.

➢ Le droit à l’effacement des données traitées ;

➢ Le droit à la portabilité des données traitées ;

➢ Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

www.autoriteprotectiondonnees.be
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles

Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, les clients sont invités à consulter la page suivante de l’Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

Nous ne manquerons pas de donner suite aux demandes du client dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de sa demande, nous l’informerons des suites que nous y avons reservées.

Selon la difficulté de sa demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, le client sera averti de cette prolongation dans le mois suivant la réception de son formulaire.

En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

Le client peut exercer ses droits en s’adressant au cabinet à l’adresse mail suivante : s.vandekerkove@hotmail.com

Nous prions nos clients de joindre à leur demande les pièces ou informations nécessaires à prouver leur identité, à défaut nous pourrions leur revenir afin de solliciter une preuve de leur identité, par exemple une copie de leur carte d’identité, en vue de donner les suites utiles à leur demande.

Enfin, lorsque la demande d’exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l’objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.

QUEL EST LE DROIT APPLICABLE ET LA JURIDICTION COMPETENTE ?

La présente Politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge.

UTILISONS-NOUS DES COOKIES OU AUTRES TRACEURS ?

Nous utilisons des cookies sur nos sites internet.

Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies nous aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation, à vous offrir une publicité ciblée ou encore à analyser notre audience.

Pour en savoir plus sur notre Politique en matière de cookies, veuillez consulter notre site internet, sous l’onglet « Cookies ».

MODIFICATIONS

Le Cabinet peut à tout moment apporter, pour différentes raisons, des corrections, des compléments ou des modifications au présent document d’information sur la politique de protection des données. La version la plus actuelle peut être consultée en permanence sur notre site internet.

Dernière mise à jour le 14 juin 2021.